Kada u rasporedu nedostaje deset ljudi, najlakše je napraviti spisak zadataka i poslati zahtev zadruzi. Međutim, pitanje nije samo koliko osoba treba angažovati, već koje poslove ima smisla poveriti omladincima. Dobar izbor rasterećuje stalni tim i brzo daje rezultat. Loš izbor stvara dodatnu obuku, nadzor i rizik, pa privremena pomoć postaje nova obaveza.
Omladinci mogu odlično da pokriju jasno definisane, privremene i povremene zadatke. To ne znači da su zamena za svaku stalnu poziciju. Priroda posla, trajanje potrebe, nivo odgovornosti i bezbednosni uslovi treba da odrede model angažovanja, a ne samo hitnost.
Poslovi za omladince treba da imaju jasnu granicu
Najbolji zadatak može da se objasni konkretnim glagolom: spakovati, evidentirati, sortirati, promovisati, usmeriti, pozvati ili pripremiti. Osoba treba da zna šta predstavlja završen posao, ko proverava rezultat i kome se obraća kada nešto nije jasno.
Ako opis glasi „pomoć timu po potrebi”, dve strane verovatno zamišljaju različite stvari. Koordinator očekuje samostalno rešavanje svega što iskrsne, dok angažovana osoba očekuje nekoliko jednostavnih zadataka. Precizniji opis smanjuje greške i broj odustajanja već tokom prve smene.
Kratka obuka je još jedan dobar signal. Posao ima smisla za privremeno pojačanje kada se osnovni postupak može pokazati, uvežbati i proveriti u razumnom roku. Ako su potrebni meseci da bi osoba razumela sistem, klijente i izuzetke, verovatnije je da kompaniji treba dugoročnije rešenje.
Koje poslove ima smisla poveriti omladincima
Evo kratke liste:
- U maloprodaji to mogu biti deklarisanje i slaganje robe, pomoć pri inventaru, priprema porudžbina, usmeravanje kupaca ili podrška tokom promotivnog perioda.
- U logistici su česti pakovanje, sortiranje, popis, jednostavna evidencija i priprema pošiljaka, uz odgovarajuća uputstva i bezbedne uslove.
- Promocije, događaji i ugostiteljstvo takođe imaju mnogo zadataka sa jasnim početkom i krajem: podela materijala, registracija gostiju, pomoć pri postavljanju prostora, rad na garderobi, posluživanje ili održavanje reda u unapred određenoj zoni.
- Kod administrativnih potreba mogu se poveriti unos podataka, skeniranje, arhiviranje, provera potpunosti dokumentacije i telefonsko prikupljanje unapred definisanih informacija.
Zajedničko ovim poslovima nije to što su laki. Neki su fizički zahtevni, neki traže strpljenje, brzinu ili dobru komunikaciju. Zajedničko im je da se očekivanja mogu jasno opisati, rezultat proveriti, a rizik držati pod kontrolom.
Iako su privremeni, ovi zadaci direktno utiču na rezultat tima. Zato je greška omladincima dati posao koji stalni tim ne želi, bez objašnjenja zašto je važan. Osoba koja satima popisuje robu treba da zna kako se podaci koriste i šta se smatra greškom, dok promoter treba da razume kome se obraća, koju poruku prenosi i šta ne sme da obeća.
Kada se objasni šira slika, kvalitet rada obično raste. Nije potrebna prezentacija od četrdeset slajdova. Dovoljno je nekoliko minuta da se pokaže veza između zadatka i rezultata kompanije. To pomaže i koordinatoru, jer se manje vremena troši na ponavljanje istih ispravki.
Koje poslove ne treba poveravati bez ozbiljne procene
Poslovi sa visokim bezbednosnim rizikom, rad na opasnim mašinama, izloženost štetnim materijama ili zadaci za koje su potrebne posebne dozvole i stručna osposobljenost nisu prostor za improvizaciju. Posebna ograničenja važe za maloletne osobe, pa se vrsta posla, radno vreme i zdravstvena sposobnost moraju proveriti pre angažovanja.
Oprez je potreban i kod pristupa novcu, osetljivim ličnim podacima, poslovnim tajnama i sistemima u kojima jedna greška može izazvati veliku štetu. To ne znači da mlada osoba ne može biti pouzdana. To znači da nivo pristupa mora da prati obuku, proveru i stvarnu potrebu, kao i kod bilo kog drugog angažovanja.
Ne treba kratkoročno angažovati ni osobu koja će samostalno donositi složene odluke bez dostupnog rukovodioca, rešavati ozbiljne reklamacije ili preuzeti odgovornost za proces koji ni stalni tim nije dokumentovao. Privremena radna snaga ne popravlja nejasan sistem samim dolaskom.
Granica se gubi kada se isti posao obavlja svakog dana, u punom obimu, bez jasnog završetka i sa sve većom odgovornošću. Tada problem verovatno nije privremen, a stalno menjanje ljudi samo povećava trošak obuke i broj grešaka. Kompaniji je možda potrebna nova pozicija, bolja organizacija ili oboje.
Dobar test je jednostavan: kada prođe sezona, kampanja, odsustvo ili projekat, da li će isti broj sati i dalje biti potreban? Ako hoće, kratkoročni angažman samo odlaže odluku. Ako neće, angažovanje omladinaca može biti racionalan način da se kapacitet prilagodi stvarnoj potrebi.
Kako pripremiti zadatak pre dolaska ljudi
Pre slanja zahteva zadruzi definišite broj osoba, lokaciju, datume, trajanje smene, naknadu, osnovne uslove i tačan opis rada. Odredite ko dočekuje ljude, pokazuje postupak, raspoređuje pauze i potvrđuje evidenciju rada. Bez te osobe čak i jednostavan posao brzo postaje haotičan.
Pripremite kratko pisano uputstvo sa nekoliko najvažnijih pravila. Ono treba da sadrži redosled koraka, standard kvaliteta, bezbednosne napomene i kontakt za pitanja. Posebno navedite šta osoba ne treba da radi bez odobrenja. Granice odgovornosti su jednako važne kao lista zadataka.
Prvu smenu posmatrajte kao proveru sistema, ne samo pojedinca. Ako više ljudi pravi istu grešku, verovatno uputstvo nije dovoljno jasno. Ako niko ne zna kome da se obrati, problem je u koordinaciji. Takve informacije pomažu da naredne smene budu stabilnije.
Kako proceniti da li je posao dobar za angažovanje preko zadruge
Korisno je proveriti pet stvari:
- da li je potreba vremenski ograničena,
- da li su zadaci merljivi,
- da li je obuka razumno kratka,
- da li postoji odgovorna osoba na lokaciji
- da li su obezbeđeni bezbedni uslovi rada.
Što je više potvrdnih odgovora, veća je verovatnoća da model ima smisla.
Treba proceniti i profil osobe. Za promociju je važna komunikacija, za unos podataka preciznost, za pakovanje tempo i praćenje postupka. Zahtev „pošaljite bilo koga” često se kasnije pretvori u nezadovoljstvo izborom. Dve ili tri stvarno važne osobine daju zadruzi bolju osnovu za izbor.
Naknada, raspored i lokacija moraju biti poznati pre prijave. Veliki broj odustajanja nastaje zato što se uslovi promene ili važan detalj saznaju prekasno. Jasna ponuda privlači manje slučajnih, a više odgovarajućih prijava.
Pre slanja zahteva zadruzi proverite i posledice moguće greške: koliko brzo bi se primetila i da li može bezbedno da se ispravi. Zatim procenite koliko samostalnosti očekujete posle prve smene. Ako posao zahteva potpuno poznavanje interne politike i snalaženje u velikom broju izuzetaka, zadatak treba dodatno pojednostaviti ili poveriti iskusnijem članu tima.
Razmislite i o opremi, pristupima i informacijama. Obezbedite samo ono što je neophodno za posao, uz jasna pravila korišćenja. Time se ne pokazuje nepoverenje, već dobra organizacija. Isti princip treba da važi za stalne i privremeno angažovane osobe.
Dobro postavljen posao koristi i kompaniji i omladincima
Omladincima ima smisla poveriti poslove koji su stvarno privremeni, razumljivi, bezbedni i organizovani. Nema smisla prebaciti im nedokumentovan proces, trajnu odgovornost ili rizik koji kompanija ne ume da kontroliše. Godine nisu zamena za procenu posla, ali ni razlog da se mladima daju samo besmisleni zadaci.
Kada znate šta treba uraditi, koliko dugo potreba traje i ko će koordinirati rad, OZ Vožd može da pomogne u pronalaženju odgovarajućih članova i organizaciji angažovanja. Dobar razgovor pre objave oglasa često spreči najveći deo problema koji bi se inače pojavio na prvoj smeni.
